OBEC HEŘMANOVICE

Heřmanovice 136, 793 74 Heřmanovice  |  IČO 00295981  |  ID DS gpsj2td

Ochrana osobních údajů (GDPR)

Obec Heřmanovice zpracovává osobní údaje při výkonu samostatné i přenesené působnosti a při zajišťování běžného provozu obce. Při zpracování postupuje zejména podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR), zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a dalších právních předpisů vztahujících se k jednotlivým obecním agendám.

Správce osobních údajů

Správce	Obec Heřmanovice
Sídlo	Heřmanovice 136, 793 74 Heřmanovice
IČO	00295981
Datová schránka	gpsj2td
E-mail	hermanovice@seznam.cz

Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Pověřence můžete kontaktovat ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním osobních údajů a výkonem práv podle GDPR.

Pověřenec	Ing. Aleš Suchánek
E-mail	ales.suchanek@seznam.cz
Telefon	+420 724 633 964

Jaké osobní údaje obec zpracovává

Rozsah údajů se liší podle konkrétní agendy. Obec zpracovává pouze údaje, které jsou pro daný účel nezbytné. Může jít zejména o identifikační a kontaktní údaje, údaje o bydlišti a domácnosti, údaje potřebné pro správu místních poplatků a obecního majetku, platební a účetní údaje, údaje související s nájemními vztahy, údaje potřebné pro vedení správních a evidenčních agend a v odůvodněných případech také zvláštní kategorie osobních údajů.

Hlavní oblasti zpracování

• evidence obyvatel a další agendy přenesené působnosti
• evidence hřbitova a správa nájemních míst
• místní poplatky, zejména poplatek ze psů a poplatek z pobytu
• komunální odpad a související evidence
• obecní vodovod a evidence plateb za odběr vody
• obecní nájemní byty
• pronájem obecních prostor a pozemků a další majetkové vztahy
• účetnictví, pokladna, fakturace a vymáhání pohledávek
• pracovněprávní a personální agenda
• veřejné zakázky, smlouvy a dotační agenda
• správní řízení, stížnosti, žádosti a podání občanů
• volby, zastupitelstvo a další zákonné agendy obce
• spisová služba, archivace a vyřizování žádostí podle zákona č. 106/1999 Sb.
• provoz webu, elektronická komunikace a informační systémy
• kamerový systém obce.

Právní základy zpracování

Osobní údaje obec nejčastěji zpracovává proto, že je to nezbytné pro splnění právní povinnosti obce (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) nebo pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu či při výkonu veřejné moci (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR). V majetkových, smluvních a nájemních vztazích může být právním základem také plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). V případech, kdy to právní předpisy dovolují, může být zpracování založeno na oprávněném zájmu správce nebo třetí osoby (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Souhlas se používá jen tam, kde pro zpracování neexistuje vhodnější zákonný právní základ a kde může být souhlas skutečně svobodně udělen a odvolán.

Komu mohou být osobní údaje zpřístupněny

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny zejména orgánům veřejné moci, soudům, orgánům činným v trestním řízení, kontrolním a dozorovým orgánům, poskytovatelům informačních systémů a IT služeb, účetním či jiným odborným poskytovatelům, pokud pro obec vystupují jako zpracovatelé, a dalším příjemcům, stanoví-li tak zákon nebo je-li předání nezbytné k ochraně práv obce.

Používané systémy a externí poskytovatelé

Obec při výkonu svých agend používá zejména systém KEO od ALIS spol. s r.o. (účetnictví, mzdy, poplatky, evidence obyvatel a další moduly), WordPress na hostingu FORPSI pro www.hermanovice.cz, službu MUNIPOLIS pro komunikaci s občany, elektronickou úřední desku DigiDay a e-mailovou službu Seznam.cz. Údaje jsou poskytovatelům zpřístupněny pouze v rozsahu nezbytném pro danou službu a podle smluvních a zákonných podmínek.

Na webu Obce Heřmanovice jsou používány mapové podklady OpenStreetMap. Při zobrazení mapy se načítají mapové dlaždice ze serverů OpenStreetMap (např. a.tile.openstreetmap.org, b.tile.openstreetmap.org a c.tile.openstreetmap.org). Při tomto technickém požadavku je nezbytně předána zejména IP adresa zařízení a další základní technické údaje potřebné k doručení mapového obsahu. Obec tyto údaje nepoužívá k marketingovému profilování ani analytickému sledování návštěvníků. Podle aktuální technické kontroly webu nejsou při tomto načítání používány cookies ani jiné prvky vyžadující předchozí souhlas návštěvníka.

Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje obec uchovává pouze po dobu nezbytnou pro daný účel. Konkrétní lhůty se řídí příslušnými právními předpisy, spisovým a skartačním plánem obce, účetními a daňovými předpisy, pravidly jednotlivých evidencí a dobou nezbytnou pro ochranu právních nároků obce. Po uplynutí příslušné lhůty jsou dokumenty a údaje vyřazeny zákonným způsobem.

Práva fyzických osob

• právo získat informace o tom, zda a jak obec osobní údaje zpracovává, a právo na přístup k osobním údajům;
• právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů;
• právo na výmaz, jsou-li splněny podmínky GDPR; toto právo se neuplatní tam, kde obec údaje musí uchovávat ze zákona;
• právo na omezení zpracování, jsou-li splněny zákonné podmínky;
• právo na přenositelnost údajů v případech stanovených GDPR;
• právo vznést námitku proti zpracování založenému na čl. 6 odst. 1 písm. e) nebo f) GDPR;
• právo kdykoli odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu; odvoláním není dotčena zákonnost předchozího zpracování;
• právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Jak uplatnit práva

Žádost lze podat Obci Heřmanovice osobně, poštou, prostřednictvím datové schránky gpsj2td nebo elektronicky na e-mail hermanovice@seznam.cz. V záležitostech ochrany osobních údajů se lze obrátit také přímo na pověřence. Obec může v nezbytném rozsahu požádat o ověření totožnosti žadatele, aby nedošlo k poskytnutí osobních údajů neoprávněné osobě.

Obec žádost vyřizuje bez zbytečného odkladu a nejpozději ve lhůtách stanovených čl. 12 GDPR. Je-li žádost složitá nebo je žádostí více, může být zákonná lhůta za podmínek GDPR prodloužena.

Dozorový úřad

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
ID datové schránky: qkbaa2n
e-mail: posta@uoou.gov.cz
web: https://uoou.gov.cz

Kamerový systém Obce Heřmanovice

Obec Heřmanovice provozuje kamerové systémy se záznamem za účelem ochrany obecního majetku a bezpečnosti osob, prevence vandalismu a jiného protiprávního jednání a získání důkazního materiálu pro řešení mimořádných událostí. U kamery na shromaždišti odpadů je účelem rovněž udržování veřejného pořádku a čistoty a prevence a dokumentace nelegálního nebo nesprávného odkládání odpadu. Kamery jsou podle technických možností maskovány tak, aby snímaly pouze obecní pozemky a aby byl zásah do soukromí okolních osob co nejmenší.

Obec v současnosti provozuje 7 kamer: 1 kameru ra na shromaždišti odpadů (pozemek st. 150/1), 2 kamery u nemovitosti č.p. 131 (pozemky st. 337/1 a st. 338) a 4 kamery v okolí budovy č.p. 136, z toho 2×  na budově a 2×  na stodole na pozemku st. 304/2. Kamera na shromaždišti ukládá záznam na SD kartu; ostatní kamerové celky ukládají záznam na místní NVR.

Zvukový záznam je u všech kamer vypnut. U kamerových systémů č.p. 131 a č.p. 136 je záznam uchováván 7 dní. Sedmidenní doba je odůvodněna malým počtem zaměstnanců obce a skutečností, že některé monitorované objekty nejsou každý den navštěvovány nebo kontrolovány; incident proto může být zjištěn až po několika dnech. U kamery na shromaždišti odpadů zařízení neumožňuje nastavit pevnou retenční dobu, proto obec provádí nejméně jednou za 7 kalendářních dnů, standardně každý čtvrtek, kontrolu a manuální výmaz běžných záznamů. Pro tuto činnost má obec určenou primárně odpovědnou osobu a zástupné oprávněné osoby, aby byla sedmidenní lhůta dodržena i při nepřítomnosti obvyklé obsluhy. Pokud je zjištěn incident, nezbytný úsek záznamu může být odděleně uchován pouze po dobu potřebnou k jeho řešení. Přístup k záznamům mají pouze jmenovitě určené oprávněné osoby.

Zdroje a právní rámec pro aktualizaci textu

• Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR), zejména čl. 5, 6, 12–22, 30, 32, 33–34 a 37–39.
• Zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
• Úřad pro ochranu osobních údajů: Jmenování a ohlášení pověřence pro ochranu osobních údajů.
• Úřad pro ochranu osobních údajů: Metodika k návrhu a provozování kamerových systémů z hlediska zpracování a ochrany osobních údajů.